Erkennt, was zu prüfen ist.
Definieren Sie die Prüfregionen einmal an einem Referenzteil. Quilva findet sie auf jedem fotografierten Teil wieder — eine eingeblendete Schablone führt die Aufnahme, damit das richtige Detail im Bild ist.
Wareneingangsprüfung nach §377 HGB · Maschinen- und Anlagenbau
Vom Prüffoto zum prüfsicheren Gesamturteil.
Quilva Inspect führt Ihre Prüfer durch die Wareneingangsprüfung, erkennt auf jedem Teil die Prüfregionen, die Sie einmal definiert haben, und erzeugt die Mangelanzeige, bevor die Frist zum Problem wird. Das Gesamturteil wird aus den dokumentierten Befunden berechnet, nicht geraten.
Ab 300 €/Monat pro Standort (netto, bei jährlicher Zahlung) · Preis pro Standort, nicht pro Nutzer
§377 HGB · 4-Augen-Prinzip (optional) · versiegelte Prüfberichte mit Zeitstempel · in Deutschland gehostet
So funktioniert’s
Von der Aufnahme bis zum fertigen Prüfbericht — ein durchgängiger, nachvollziehbarer Ablauf.
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01
Erfassen
Geführt fotografieren — die Schablone zeigt den Ausschnitt.
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02
Erkennen & markieren
Regionen wiedererkannt, Mängel direkt im Bild markiert.
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03
Prüfen & freigeben
Das Gesamturteil wird berechnet — nicht gewählt.
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04
Prüfbericht
Mangelanzeige & Prüfprotokoll, mit Zeitstempel.
Was Quilva Inspect anders macht
Andere Werkzeuge hängen Fotos an einen Beleg. Quilva erkennt, was zu prüfen ist, prüft jede Aufnahme gegen Ihre Referenz und macht daraus belastbare, zusammenhängende Daten.
Aus Fotos werden strukturierte Daten.
Jede Markierung gehört zu einer Prüfregion, einem Schritt, einem Prüfauftrag und einem Urteil — kein loser JPEG-Ordner, sondern ein zusammenhängender Nachweis. Das ist der Teil, den klassische QM-Werkzeuge nicht haben.
Findet, was das Auge übersieht.
Eine automatische Bilderkennung hebt mögliche Auffälligkeiten direkt im Bild hervor — ein zweites Paar Augen, das nicht müde wird. Die Entscheidung trifft immer Ihr Prüfer.
Schnell zum fertigen Prüfbericht.
Automatische Erkennung und Markierung direkt am Bild sparen Handarbeit. Ein Fingertipp erzeugt aus der freigegebenen Prüfung eine PDF mit Zeitstempel und belastbarem Bildnachweis.
Ihr Prozess, Ihre Vorlagen — ohne Code.
Bauen Sie Prüfvorlagen mit eigenen Schritten und Prüfregionen — sieben Feldtypen von Ja/Nein bis Messung mit Soll und Toleranz (automatisch i.O. / n.i.O.), mit Sichtbarkeitsregeln. Für Wareneingang, Servicebericht, Rüstauftrag oder genau Ihren Prozess.
Beginnt mit einem Scan.
Der Prüfer scannt den Code auf dem Lieferschein-Etikett — die passende Prüfung öffnet sich mit ausgefüllten Kopfdaten. Kein Abtippen, keine Zahlendreher, Herkunft dokumentiert.
Alle Funktionen im Detail: Produkt ansehen →
Das Gesamturteil
Ein Urteil, das niemand schönrechnen kann.
Der Prüfer dokumentiert die Befunde — das Gesamturteil berechnet Quilva daraus, nach dem Prinzip schlechtester Befund gewinnt. Ein kritischer Mangel führt zwingend zu Abgelehnt, eine offene Prüfregion mindestens zu Mit Vorbehalt. Kein Ermessensspielraum, keine geschönten Berichte — und der Auslöser ist immer sichtbar.
Akzeptiert Mit Vorbehalt Abgelehnt
01
Pflichtfelder & Pflichtfotos je Schritt
02
Verpflichtende Bestätigung jeder Prüfregion
03
4-Augen-Freigabe — optional zuschaltbar, mit getrenntem Freigeber
04
Versiegelte, abgeschlossene PDF mit Zeitstempel
Das Ergebnis ist eine Mangelanzeige als Rüge nach §377 HGB an den Lieferanten und ein Prüfprotokoll für Ihre interne Qualitätssicherung — beide versiegelt und mit Zeitstempel, gebaut für den Streitfall. So unterstützen Sie Ihre Dokumentations- und Rügepflicht mit belastbarem Bildnachweis.
Belastbarer Nachweis im Streitfall
WANN
Zeitstempel der Prüfung — belegt, wann geprüft wurde: die Grundlage für den Nachweis der unverzüglichen Untersuchung.
WAS
Mängel präzise auf dem Bild markiert und beschrieben, nach Schweregrad.
WIE VIEL
Betroffene Menge und Umfang je Befund — konkret, nicht nur „beschädigt“.
WER
Erfasst durch und freigegeben durch — mit Name, Rolle und Zeitpunkt.
§377 HGB · Nachweisbarer Zeitpunkt
Wann haben Sie die Mängel gerügt? Beweisbar, nicht nur behauptet.
Im Streit mit dem Lieferanten zählt der Zeitpunkt. Beim Freigeben wird jeder Prüfbericht automatisch mit einem fälschungssicheren digitalen Siegel — fachlich einem fortgeschrittenen elektronischen Siegel — und einem vertrauenswürdigen Zeitstempel versehen: manipulationssicher, mit nachweisbarem Erstellungszeitpunkt und über Jahre offline nachprüfbar. Ohne zusätzlichen Schritt für den Prüfer.
Nachweisbarer Zeitpunkt für §377
Ein vertrauenswürdiger Zeitstempel bezeugt unabhängig, wann Ihr Bericht erstellt wurde — ein Drittnachweis, belastbarer als jede interne Serveruhr im Streitfall.
Manipulationssicher
Jede nachträgliche Änderung am PDF bricht das Siegel und ist sofort erkennbar.
Langfristig offline nachprüfbar
Alle Nachweise stecken im Dokument — kein Internet, keine Live-Abfrage, über die gesamte Aufbewahrungsfrist (§257 HGB / §147 AO).
Automatisch — kein Mehraufwand
Beide Dokumente — Mangelanzeige und Prüfprotokoll — werden beim Freigeben versiegelt. Der Prüfer muss nichts tun.
„Die Verantwortung trägt Ihr Prüfer — den Zeitpunkt und die Unverändertheit bezeugt Quilva.“
Beginnt beim Wareneingang.
Die Wareneingangsprüfung nach §377 HGB ist der Kern. Über dasselbe Vorlagensystem wächst Quilva mit Ihren weiteren Prüfprozessen — ohne Programmierung.
Wareneingangsprüfung
Die meisten Lieferungen kommen wiederkehrend — dieselbe Ware, derselbe Lieferant. Ihre Qualitätsleitung definiert die Prüfregionen einmal an einer Referenzlieferung; Quilva erkennt sie bei jeder weiteren Lieferung wieder und warnt, wenn das Foto nicht zur Referenz passt — falsches Teil oder falsche Perspektive. Der Prüfer bestätigt — oder hält den Mangel fest. Gestartet wird per Scan des Lieferschein-Etiketts: Die Kopfdaten füllen sich von selbst.
Prüfpunkte, die Sie einmal definieren — z. B.:
- Etikett vorhanden & lesbar
- Verpackung korrekt
- Vollständigkeit & Anordnung
- Richtiger Behälter / Ladungsträger
Ohne belastbaren Nachweis verlieren Sie im Streitfall Ihre Rügerechte nach §377 HGB — und bleiben auf mangelhafter Ware sitzen. Quilva unterstützt die fristgerechte Mängelrüge: Die Mangelanzeige für den Lieferanten und das Prüfprotokoll für Ihre QS entstehen direkt aus der Prüfung, nicht Tage später am Schreibtisch.
MangelanzeigePrüfprotokollbelastbarer §377-Nachweis
Wareneingangsprüfung im Detail →
Wächst mit Ihren Prozessen
BGB §631
Servicebericht
Service- und Montageeinsätze sauber dokumentieren — Zustand, Befunde, durchgeführte Arbeiten, mit Bildnachweis und Freigabe.
Mehr erfahren → Geführte SichtprüfungRüstauftrag / Einrichtungsprüfung
Geführte visuelle Prüfung beim Rüstwechsel — die Einrichtung bestätigen, bevor die Linie läuft, mit nachvollziehbarem Nachweis.
Mehr erfahren →Belastbar — vom Bild bis zur Infrastruktur
In Deutschland gehostet
Code und Infrastruktur in Deutschland — Ihre Prüfdaten werden hier gespeichert und verarbeitet. Die Verarbeitung im Kundenauftrag regeln wir per Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV nach Art. 28 DSGVO).
Mobil im Einsatz
Läuft im Browser auf Smartphone und Tablet, installierbar wie eine App. Arbeitet bei WLAN-Aussetzern weiter und synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist.
4-Augen-Prinzip (optional)
Auf Wunsch durchläuft eine Prüfung die Freigabe durch eine zweite Person — wer prüft, gibt dann nicht selbst frei. Freigabe, tatsächlicher Freigeber und Zeitstempel sind dokumentiert.
Zwei-Faktor-Pflicht, Datentrennung, Hosting — alles im Detail: Sicherheit & Datenschutz →
Häufige Fragen
Auf welchen Geräten läuft Quilva Inspect?
Quilva Inspect läuft im Browser auf Smartphone und Tablet und lässt sich wie eine App installieren. Es arbeitet bei WLAN-Aussetzern weiter und synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist.
Lässt sich eine Prüfung per Scan starten?
Ja. Mit „Per Scan starten“ liest der Prüfer den QR-Code oder GS1-DataMatrix-Code auf dem Lieferschein- oder Teile-Etikett; Quilva öffnet die passende Vorlage und füllt die Kopfdaten aus — etwa Charge, Artikelnummer und Menge. Jedes übernommene Feld ist als Scan-Wert gekennzeichnet, und „Manuell weiter“ ist immer möglich.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Code und Infrastruktur werden in Deutschland betrieben; Ihre Prüfdaten werden in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Wir arbeiten als Auftragsverarbeiter und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV nach Art. 28 DSGVO).
Entscheidet eine Software über Annahme oder Ablehnung?
Nein. Der Prüfer dokumentiert die Befunde; das Gesamturteil wird daraus nach festen Regeln berechnet. Die automatische Bilderkennung ist assistierend — die Entscheidung trifft immer der Prüfer.
Ist das 4-Augen-Prinzip Pflicht?
Nein, es ist optional zuschaltbar. Wenn Sie es aktivieren, gibt eine andere Person als der Prüfer frei; Freigabe, Freigeber und Zeitstempel werden dokumentiert.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Sie bilden Ihre Prüfabläufe als Vorlagen ab — mit Ihren eigenen Schritten, Feldern und Prüfregionen, ohne Programmierung. Den Umfang stimmen wir gemeinsam in einer Demo ab.
Was kostet Quilva Inspect?
Der Einstieg liegt bei ab 300 €/Monat pro Standort (netto, zzgl. USt, bei jährlicher Zahlung) — der Preis gilt pro Standort, nicht pro Nutzer, und alle Funktionen sind enthalten. Den genauen Rahmen richten wir nach Prüfprozess und Teamgröße aus und stimmen ihn in einer kurzen Demo mit Ihnen ab.
Sind die Prüfberichte fälschungssicher?
Ja. Jeder freigegebene Bericht wird automatisch mit einem fortgeschrittenen elektronischen Siegel und einem vertrauenswürdigen Zeitstempel versehen. Jede nachträgliche Änderung am PDF bricht das Siegel und ist sofort erkennbar; der Erstellungszeitpunkt ist unabhängig bezeugt. Es ist bewusst keine qualifizierte Signatur und ersetzt keine handschriftliche Unterschrift — die fachliche Verantwortung trägt der namentlich dokumentierte Freigeber.
Wie hilft mir das Siegel bei einer Reklamation nach §377 HGB?
§377 HGB verlangt, dass Mängel unverzüglich gerügt werden. Der eingebettete Zeitstempel ist ein unabhängiger Drittnachweis dafür, wann Ihr Bericht entstanden ist — im Streit mit dem Lieferanten belastbarer als ein interner Zeiteintrag. Den Zugang der Rüge beim Lieferanten — wann und dass er sie erhalten hat — belegt der Zeitstempel nicht; das ist ein eigener Schritt.
Kann ich einen Bericht auch in zehn Jahren noch prüfen?
Ja. Alle nötigen Nachweise sind direkt im PDF eingebettet, sodass sich der Bericht offline und ohne Live-Verbindung prüfen lässt — passend zu den Aufbewahrungsfristen nach §257 HGB / §147 AO.
Sehen Sie Quilva Inspect an Ihren Teilen.
Vereinbaren Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen den Ablauf von der Aufnahme bis zum fertigen Prüfbericht an einem Ihrer Prüffälle.